KASS文档管理软件与共享文件夹相比有很多优势。

　　1.架构：

　　a.KASS是基于数据库的B/S结构系统，可以广域网应用。

　　b.Windows共享文件夹只能在局域网内使用。

　　2.系统集成：

　　a. KASS可以方便地同LDAP / 其他基于数据库的OA/ERP等系统集成帐号信息，方便地实现系统整合。

　　b.共享文件夹难以实现同其他系统的集成。

　　3.权限管理

　　a.KASS支持 （组织结构， 文件夹结构）的双维度交叉授权体系，支持权限继承。基于KASS的权限体系可以设计出任意需要实现的权限体系。即可以针对多层次的文件夹授权，也可以针对单个文件授权。即可针对部门授权，也可以针对项目组授权，还可以针对单个用户授权。KASS支持权限的报表，方便随时了解授权情况。KASS的权限是基于数据库的，因此，可以通过备份数据库数据来实现权限的备份。任意共享文件夹拥有的权限类型，在KASS中都存在： 不可见、列表、上传、下载、修改、管理。另外，KASS还支持特有的“只读”权限，极大地方便实现授予读取权的同时又防止文件被复制。

　　b.共享文件夹一般基于用户设置权限，需要针对每个用户及物理文件夹进行授权。物理位置发生变更将需要重新设置权限。无法针对文件进行授权。多层次的文件夹分层授权难以实现。多层而交叉的组织结构的权限设置也难以实现。

　　4.修改文件

　　a.KASS支持直接在客户端远程修改服务器上的OFFICE类文件，而无需“下载文件->本地修改->上传文件”的操作流程。KASS支持文件的“Check out/ Check in”，支持文件修改时，自动保存多版本。

　　b.共享文件夹不支持文件的多版本。

　　5.文件操作记录

　　a.KASS支持文件/文件夹的详细操作记录，方便随时查看任意文件的历史操作记录。KASS特有的“消息订阅”功能，方便第一时间监控到其他用户对文件所做的操作。

　　b.共享文件夹的历史操作记录难以查看和分析，无法实现监控。

　　6.用户间协作性

　　a.KASS支持文件推荐，方便用户之间分享文件。支持文件闹钟，方便定期处理文件。通过强大的系统消息通知，以及主动的消息订阅，方便用户了解文件的动态。KASS支持文件发布前的审批流程，便于领导审核新文件。

　　b.共享文件夹没有协作性方面的功能。

　　7.文件存储

　　a.KASS支持分布式存储，物理文件可以存放在多台文件服务器上，便于随时扩展。KASS文件的存储同用户的访问是分离的，因此，物理文件夹位置的变动并不会影响用户对文件的访问。

　　b.共享文件夹不支持分布式存储，物理文件夹一旦建立，则位置难以变动。